Контрольна закупка ДПС: що перевіряють і що робити з РРО

TL;DR: Контрольна закупка — це законна контрольна розрахункова операція, яку інспектор ДПС проводить до початку фактичної перевірки, а штраф за невидачений чек становить 100% суми продажу за перше порушення і 150% за кожне наступне.

Покупець розрахувався, забрав товар і за хвилину повернувся з посвідченням ДПС та направленням на фактичну перевірку. Це не пастка, а передбачена Податковим кодексом процедура, і готуватися до неї потрібно щодня, а не в момент візиту. Станом на жовтень 2026 року правила такі.

Що таке контрольна закупка і чи законна вона?

Законна. Службовим особам ДПС право проводити контрольні розрахункові операції до початку перевірки надає пп. 20.1.11 п. 20.1 ст. 20 Податкового кодексу, а п. 80.4 ст. 80 прямо дозволяє зробити це перед фактичною перевіркою з питань розрахункових і касових операцій. У побуті це називають контрольною закупкою, у кодексі — контрольною розрахунковою операцією.

Купувати інспектор може будь-що з вашого асортименту. Важливо інше: товар, отриманий під час такої операції, підлягає поверненню платнику у непошкодженому вигляді. Якщо повернути неможливо, витрати відшкодовують за законодавством про захист прав споживачів.

Як проходить перевірка після закупки?

Фактична перевірка триває за чіткою послідовністю, і кожен її крок має правову підставу.

1. Інспектор здійснює контрольну розрахункову операцію (п. 80.4 ст. 80 ПКУ). Якщо чек не видано або сума в ньому неповна, це стає першим доказом порушення.
2. Посадові особи пред'являють направлення на перевірку, службові посвідчення і копію наказу керівника органу ДПС (п. 81.1 ст. 81 ПКУ). Копію наказу вручають платнику або особі, яка проводить розрахунки, під розписку до початку перевірки (п. 80.2 ст. 80).
3. Перевірку проводять двоє або більше посадових осіб у присутності вашого представника чи особи, що фактично здійснює розрахунки (п. 80.7 ст. 80).
4. Перевіряють чеки, фіскальні звіти, наявність і справність РРО або ПРРО, готівку в касі.
5. Результат оформлюють актом або довідкою (ст. 86 ПКУ).

Фактична перевірка проводиться без попередження (п. 80.1 ст. 80). Тож «приходьте через годину» не спрацює.

Які підстави у ДПС, крім випадкового візиту?

Контрольна закупка не завжди випадкова. Пункт 80.2 ст. 80 ПКУ називає конкретні підстави для фактичної перевірки, і дві з них стосуються РРО напряму.

Підстави для фактичної перевірки щодо РРО/ПРРО за п. 80.2 ст. 80 ПКУ

Нульові звіти — найпомітніший сигнал. Якщо ПРРО в вас підключено, а звітність порожня, питання виникне саме по цьому.

Який штраф, якщо касир не видав чек?

Розмір визначає п. 1 ст. 17 Закону № 265/95-ВР у редакції Закону № 4143-IX від 17.12.2024. За перше порушення це 100% суми, на яку здійснено продаж з порушенням, за кожне наступне — 150%. Під порушенням закон розуміє, зокрема, непроведення розрахункових операцій через РРО чи ПРРО, невидачу розрахункового документа (в паперовому та/або електронному вигляді) і проведення операції на неповну суму.

Базою є сума операції, проведеної з порушенням, а не ваш оборот. Закупка на 250 грн без чека означає штраф 250 грн за перший випадок. Утім, інспектор рідко обмежується однією операцією, і тоді до розрахунку входять усі виявлені епізоди. Докладніше про розміри та їх застосування — у матеріалі про штрафи за роботу без РРО.

Що робити касиру і власнику в день перевірки?

Допускайте інспекторів лише після того, як побачите направлення, посвідчення та копію наказу. Без цього пакета посадові особи не мають права приступати до перевірки (п. 81.1 ст. 81). Попросіть вручити копію наказу і розпишіться за її отримання.

Далі працюйте у звичному режимі. Пробивайте чек на кожну оплату, видавайте його покупцеві одразу і не переходьте на «ручний облік», навіть якщо йдеться про символічну суму. Якщо РРО справді вийшов з ладу або зник інтернет, порядок дій інший, і його краще знати заздалегідь: що робити, коли зламався РРО чи пропав зв'язок.

Є ще одна ситуація, коли самостійно розібратися складно: в акті записано операції, яких ви не пам'ятаєте, або звіти й чеки розходяться. У бюро «Альянс» таку розбіжність розбирають за фіскальними звітами та копіями чеків, а за потреби готують письмові заперечення до акта — передайте нам документи перевірки, поки не минув строк на реагування.

Як підписувати акт і що буде, якщо відмовитися?

Акт про результати фактичної перевірки складають у двох примірниках і реєструють не пізніше наступного робочого дня після завершення (п. 86.5 ст. 86 ПКУ). Його підписують особа, яка здійснювала розрахункові операції, платник та його представники, а також посадові особи ДПС. Підписання відбувається за місцем перевірки або в приміщенні контролюючого органу.

Перш ніж підписувати, прочитайте кожну операцію в акті. Якщо ви не згодні, напишіть зауваження до акта. У разі відмови підписувати посадові особи складають окремий акт, що засвідчує сам факт відмови. Перевірка загалом не повинна перевищувати 10 діб, а продовжити її можуть не більше ніж на 5 діб (п. 82.3 ст. 82).

Які помилки найчастіше коштують штрафу?

• Чек пробито, але на меншу суму, ніж отримано від покупця.
• Касир не видав чек, бо покупець «не просив».
• Оплату прийнято поза РРО чи ПРРО під час збою без фіксації причини.
• Касира не навчили, що робити, коли прийшли інспектори.
• Звіт про використання РРО подано з нулями або не подано вчасно.

Усі п'ять помилок можна закрити письмовою інструкцією для касира і щомісячною звіркою чеків з оплатами. Хто саме зобов'язаний застосовувати РРО, а хто ні, перевіряйте у матеріалі хто зобов'язаний застосовувати РРО у 2026 році.

Надішліть нам перелік торгових точок, касирів і виписки з ПРРО або РРО за останній квартал — у межах бухгалтерії для роздрібної торгівлі звіримо чеки з обліком виручки й покажемо, де ви ризикуєте отримати штраф при наступній контрольній закупці.