РРО зламався чи немає інтернету: що робити терміново

У черзі стоять люди, розрахунок не проходить, а РРО завис або зник інтернет — і рахунок часу йде вже на години, а не дні.

Станом на жовтень 2026 року закон розрізняє три різні ситуації: зламався класичний апаратний РРО, вийшов з ладу програмний РРО (ПРРО) або просто немає зв'язку з фіскальним сервером ДПС. Обов'язки в кожному випадку різні, і сплутати їх — означає або даремно повідомляти податкову там, де цього не вимагають, або, навпаки, пропустити обов'язкове повідомлення там, де воно потрібне.

Ключові висновки

• Поломка класичного апаратного РРО, вихід з ладу ПРРО і втрата інтернету — три різні правові ситуації з різними обов'язками щодо ДПС.
• При поломці апаратного РРО — звертайтеся до центру сервісного обслуговування (ЦСО), який за Законом №265/95-ВР має відновити роботу апарата протягом 7 робочих днів, а на час ремонту ведіть розрахунки через книгу обліку розрахункових операцій (КОРО) або зареєстрований резервний РРО.
• Якщо вийшов з ладу сам ПРРО (пошкоджено пристрій), розрахунки зупиняють до усунення несправності і подають Повідомлення за формою №2-ПРРО — КОРО тут не застосовується.
• Офлайн-режим ПРРО без інтернету обмежений одразу двома лімітами: 36 годин поспіль і 168 годин на календарний місяць, а закон не вимагає окремо повідомляти ДПС про сам факт втрати зв'язку.
• Продаж без чека після вичерпання дозволеного строку в будь-якому з трьох випадків — це вже розрахункова операція без застосування РРО з усіма її наслідками, тож докази збою варто зберігати з першої хвилини.

Що робити, якщо фізично зламався класичний апаратний РРО?

Одразу зверніться до центру сервісного обслуговування (ЦСО) і зафіксуйте письмово чи електронно дату звернення. За Законом №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 на час виходу РРО з ладу й ремонту розрахунки проводять за книгою обліку розрахункових операцій (КОРО) чи розрахунковою книжкою або через належно зареєстрований резервний РРО (стаття 5).

Поки апарат ремонтують, розрахунки не зупиняються — ви ведете їх вручну.

1. Відкрийте КОРО і фіксуйте кожен розрахунок вручну, поки РРО не полагодять або не замінять.
2. Зверніться до ЦСО: він зобов'язаний забезпечити відновлення роботи РРО протягом 7 робочих днів (стаття 14 Закону).
3. Якщо ЦСО не забезпечив гарантійного ремонту до сьомого робочого дня з дня прийняття апарата в ремонт, він має ввести в експлуатацію зареєстрований на вас резервний РРО (та сама стаття 14).
4. Збережіть підтвердження звернення до ЦСО та акт про несправність — це ваш доказ, що простій стався не з вашої вини. Чи треба окремо повідомляти податкову і в який строк, уточніть у ЦСО за порядком реєстрації вашого РРО.

КОРО — це тимчасовий місток, а не постійна заміна РРО. Записуйте в неї дату, час, найменування товару чи послуги і суму кожного розрахунку.

Що робити, якщо вийшов з ладу програмний РРО (ПРРО)?

Тут правило інше: розрахункові операції не проводять до усунення несправності, а КОРО як заміну не використовують — вона взагалі не передбачена для ПРРО.

Якщо причина в збої програмного забезпечення, спершу зверніться до виробника ПРРО. Якщо ж пошкоджено сам пристрій, подайте Повідомлення про виявлення несправностей за формою №2-ПРРО, а після відновлення — заяву про реєстрацію за формою №1-ПРРО для нового пристрою. Ці форми передбачені Порядком реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій (наказ Мінфіну від 23.06.2020 №317). Закон прямо забороняє проводити розрахункові операції до усунення несправностей ПРРО (стаття 5), тож продаж на цей час доведеться призупинити.

ПРРО без інтернету: що робити, якщо зник зв'язок, а пристрій справний?

Продовжуйте пробивати чеки як зазвичай: ПРРО без зв'язку з фіскальним сервером ДПС працює в режимі офлайн і присвоює чекам фіскальні номери із діапазону, який сервер видав заздалегідь. Ліміти за статтею 5 Закону №265/95-ВР: офлайн не більше 36 годин, а використовувати номери з діапазону — не більше 168 годин протягом календарного місяця. Ми детально розбирали це в матеріалі про те, скільки часу ПРРО може працювати офлайн.

Що важливо зробити:

• Не перевстановлюйте застосунок, не видаляйте його і не змінюйте пристрій, поки накопичені чеки не відправлені — вони зберігаються в ПРРО до підтвердження доставки від сервера.
• Після відновлення зв'язку чеки мають бути передані на фіскальний сервер протягом години і в будь-якому разі до передачі фіскального звіту за той день, коли їх сформовано.
• Без отриманого діапазону фіскальних номерів працювати офлайн заборонено, тому не відкладайте оновлення ПРРО, поки зв'язок ще є.

Окремо повідомляти ДПС про саму втрату зв'язку стаття 5 не вимагає.

Лічильник 168 годин накопичувальний: кожен офлайн-сеанс додається до місячного, тож часті короткі обриви зв'язку можуть вичерпати місячний ліміт швидше, ніж один тривалий збій.

РРО, ПРРО чи інтернет: у чому різниця для вашого бізнесу

На перший погляд усі три ситуації виглядають однаково — каса не фіскалізує чек негайно. Але правові наслідки відрізняються.

Три ситуації, коли каса не працює, і що робити в кожній з них.

Порівняння трьох ситуацій за підставою, повідомленням, можливістю розрахунків і строками.

Поломка апаратного РРО дає найбільше маневру — КОРО чи резервний РРО на час ремонту, який ЦСО має завершити за 7 робочих днів. Вихід з ладу самого ПРРО — найсуворіший випадок: продавати без чека, поки пристрій не замінили чи не полагодили, заборонено, і жодної паперової заміни немає. А втрата інтернету — найлегша ситуація з трьох: чеки чекають у черзі самі, і окремо повідомляти нікого не треба, поки не вичерпано ліміт годин.

Як задокументувати збій, щоб податкова не оштрафувала?

Зберігайте докази того, що збій стався не з вашої вини, з першої хвилини, а не заднім числом. Для поломки апаратного РРО — це квитанція звернення до ЦСО, копія повідомлення податковій (якщо ви його подавали) і акт про несправність від сервісного центру. Для ПРРО — копія поданого Повідомлення за формою №2-ПРРО і скриншот помилки. Для відсутності інтернету — довідка чи лист провайдера про перебої на вашій адресі, скриншот стану мережі з датою й часом.

Продаж без фіскалізації після вичерпання дозволеного строку — це вже розрахункова операція без застосування РРО зі стандартними наслідками; ми розбирали конкретні суми штрафів у матеріалі про те, хто зобов'язаний застосовувати РРО. Розібратися заздалегідь, які докази знадобляться саме у вашій ситуації, найкраще з бухгалтером, який веде ваш облік постійно, — наприклад, у межах бухгалтерії для ТОВ. Бухгалтерське бюро «Альянс» щодня веде облік підприємців і допомагає зібрати правильний пакет документів ще до того, як податкова поставить запитання - зверніться до нашої команди, якщо хочете підготуватися заздалегідь.

FAQ

Чи можна вести КОРО, якщо зламався саме програмний РРО (ПРРО)?

Ні. КОРО передбачена лише для апаратних РРО за Законом №265/95-ВР. Для ПРРО розрахунки не проводять до усунення несправності.

Що загрожує, якщо продовжити продажі після вичерпання дозволеного строку?

Це вже розрахункова операція без застосування РРО — зі стандартними штрафами за таке порушення, незалежно від того, чим саме викликана затримка.

Чи потрібно повідомляти ДПС, якщо просто зник інтернет, а ПРРО справний?

Ні, окремого повідомлення для цього випадку стаття 5 Закону не вимагає — ПРРО автоматично фіскалізує накопичені чеки, щойно зв'язок відновиться.

Як довести податковій, що збій стався не з вашої вини?

Зберіть документальні докази одразу: квитанцію звернення до ЦСО й акт про несправність для апаратного РРО, копію Повідомлення №2-ПРРО для програмного РРО, або довідку провайдера про перебої зв'язку — для втрати інтернету.