Скільки зберігати первинні документи ФОП: 3, 5 чи 7 років?

Первинні документи ФОП зберігають щонайменше 1825 днів - п'ять років, а для дозвільних паперів і матеріалів податкового контролю строк інший і рахується не з дати виписки, а з дня подання звітності.

Скільки років зберігати первинні документи ФОП за законом?

Пункт 44.3 статті 44 Податкового кодексу встановлює не один строк, а три - залежно від типу документа. Закон № 2970-IX від 20.03.2023, що набрав чинності 28.04.2023, розділив колишню єдину норму на градацію, яку зараз плутають найчастіше.

Три строки зберігання документів ФОП замість одного, чинні станом на серпень 2026 року.

П'ять років - це базовий орієнтир для переважної більшості ФОП: акти, накладні, банківські виписки, книга обліку доходів. Три роки і сім років - винятки для вузьких категорій, які трапляються рідше, але штраф за їхню втрату однаковий.

До категорії "первинні документи" належать не лише акти й накладні. Сюди ж входять банківські виписки за розрахунковим рахунком, платіжні доручення, книга обліку доходів (а на загальній системі - і витрат), договори з контрагентами та квитанції про сплату податків. Кожен із цих паперів підтверджує суму, яку ФОП задекларував, тож саме на нього податкова просить документи в першу чергу під час перевірки.

Чому одні документи зберігають 1095 днів, а інші - 1825?

Різниця в призначенні документа, а не в його формі. Дозвільні документи і папери "щодо виконання вимог іншого законодавства" - це, наприклад, довідки, ліцензії, дозволи, які підтверджують не суму податку, а право на діяльність. Для них законодавець залишив коротший строк - 1095 днів.

Первинні документи, регістри й фінзвітність безпосередньо підтверджують суму нарахованого податку. Саме тому для них строк подовжили до 1825 днів окремою нормою того ж пункту 44.3 - державі потрібен більший запас часу, щоб перевірити розрахунок, а не лише факт наявності дозволу.

Сплутати ці два строки - типова помилка. Знищите первинку на четвертий рік, а виявиться, що документ підпадав під п'ятирічну категорію. На практиці простіше не розділяти архів за типами документів, а зберігати все за довшим строком - 1825 днів, і не гадати щоразу, до якої категорії належить конкретний папір.

З якого дня рахувати строк зберігання документів?

Відлік починається з дня подання податкової звітності, для складання якої використовувався документ, а якщо звітність не подавали - з граничного строку її подання. Дата на самому документі значення не має.

Приклад: акт виконаних робіт від 5 лютого 2024 року увійшов до декларації єдиного податку за 2024 рік, яку ФОП подав 20 лютого 2025 року. Строк 1825 днів рахують від 20.02.2025, тобто зберігати акт потрібно приблизно до лютого 2030 року - а не до лютого 2029-го, як вийшло б, якщо рахувати від дати самого акта.

Ця різниця в рік - не дрібниця для перевірки. Податкова дивиться саме на дату подання звітності, і посилання на дату документа аргументом не буде.

Для ФОП III групи, яка звітує щокварталу, відлік рахують від дати подання об'єднаного податкового розрахунку за конкретний квартал - і для кожного кварталу виходить своя дата старту. Документи за перший квартал 2026 року, звіт за який подали 11 травня 2026 року, зберігають до травня 2031-го, а документи за другий квартал з іншим строком подання - вже до серпня 2031-го. Архів у такого ФОП фактично складається з кількох паралельних п'ятирічних відліків, а не з одного.

Що робити, якщо податкова жодного разу не перевіряла ФОП?

Формальний строк спливає, а обов'язок зберігати документи - ні. Якщо за весь час діяльності документальної перевірки так і не було, первинні документи зберігають до її фактичного проведення, навіть якщо 1825 днів давно минули.

Це відповідь на реальне питання, яке регулярно ставлять на бухгалтерських форумах: чи можна знищити первинку через п'ять років, якщо перевірки взагалі не було. Ні, не можна - строк у цьому випадку не працює як дедлайн, а як мінімальна межа.

Щойно перевірка відбулася і охопила певний період - для вже перевірених документів строк далі не подовжується. Розбирали схожий принцип "поки не перевірили - обов'язок лишається" в матеріалі про строки давності податкових перевірок.

Який штраф за незбереження первинних документів?

Незабезпечення зберігання первинних документів протягом установлених строків або ненадання їх контролюючому органу під час перевірки тягне штраф 1020 грн за пунктом 121.1 Податкового кодексу - станом на серпень 2026 року. За повторне порушення протягом року - 2040 грн.

Виняток працює для платників єдиного податку 1-3 груп без ПДВ: за незбереження документів, що підтверджують витрати на придбання товарів чи послуг, цей конкретний штраф до них не застосовують. Але це не звільняє від обов'язку зберігати книгу обліку доходів і документи щодо власних продажів - їх штраф стосується так само.

Скільки зберігати документи після ліквідації ФОП?

При припиненні підприємницької діяльності документи за останні 1825 днів роботи (а для трансфертного ціноутворення чи КІК - 2555 днів) передають до архіву в установленому законом порядку, а не знищують одразу після виключення з реєстру.

ФОП III групи це стосується так само, як і платників на загальній системі: обов'язок зберігати первинку не залежить від групи єдиного податку, різниться лише обсяг документів, які взагалі ведуться. Детальніше про те, які документи потрібні ФОП у щоденній роботі, - в матеріалі навіщо ФОП бухгалтер.

Помилка в підрахунку строку коштує дорожче, ніж здається: знищений документ неможливо відновити, а доведення витрат чи оборотів без нього перетворюється на суперечку з податковою без жодних аргументів на вашу користь. Бухгалтерське бюро «Альянс» саме тому веде для клієнтів систематизацію й архівування первинки за правильними строками для кожної категорії документів, тож на момент можливої перевірки все потрібне вже підняте і назване. За розбором конкретного випадку варто звернутися напряму.

Систематизацію й архівування первинки за правильними строками зручніше вбудувати в постійний облік, а не наводити лад перед перевіркою - огляньте, що входить у ведення бухгалтерського обліку.

Методологія

Строки зберігання зведено за пунктом 44.3 статті 44 Податкового кодексу України в редакції Закону № 2970-IX від 20.03.2023 (набрав чинності 28.04.2023) та статей 39 і 39-2 ПКУ щодо трансфертного ціноутворення й контрольованих іноземних компаній - обидва джерела відкриті на zakon.rada.gov.ua. Приклад розрахунку в розділі про відлік строку - авторський, побудований на нормі про день подання звітності, без використання гіпотетичних чи заокруглених цифр поза межами задокументованих 1095/1825/2555 днів.