Реєстрація та ведення обліку ПДВ для ФОП і ТОВ

Обовʼязок зареєструватися платником ПДВ виникає, коли загальна сума оподатковуваних операцій з постачання товарів і послуг за останні 12 календарних місяців сукупно перевищує 1 000 000 грн без урахування податку (пункт 181.1 Податкового кодексу) — це чинний поріг станом на 2026 рік. Рахують ковзні дванадцять місяців, а не календарний рік, тож відлік не обнуляється щороку і не переривається на початку січня. Виняток прямо передбачений для платників єдиного податку 1-3 груп — доки вони працюють на спрощеній системі без ПДВ, цей поріг на них не поширюється, тож питання ПДВ найчастіше постає перед бізнесом на загальній системі та перед ТОВ. Поточний поріг і винятки ми звіряємо для вашої системи оподаткування ще до подання заяви — законодавство про ПДВ переглядають регулярно. Детальніше про пороги, винятки та наслідки запізнення — у матеріалі «Коли обовʼязкова реєстрація платником ПДВ».

Реєструватися можна і до досягнення мільйона — рішення тоді ухвалюють не через обовʼязок, а через вигоду для бізнесу. Найчастіша причина — покупці самі є платниками ПДВ і хочуть отримати податкову накладну для власного податкового кредиту; без неї угода коштує їм на ставку податку дорожче. Друга причина — експорт: право застосовувати нульову ставку до експортних операцій має тільки платник ПДВ. Заяву на добровільну реєстрацію подають не пізніше ніж за 10 календарних днів до початку місяця, з якого ви хочете стати платником ПДВ (пункт 183.3 Податкового кодексу). Для тих, хто переходить зі спрощеної системи, строк інший — і саме тут найчастіше запізнюються, тому дату подання ми рахуємо під вашу ситуацію, а не за загальним правилом; цей запас часу ми враховуємо, коли плануємо перехід разом із вами. Покроковий алгоритм самої заяви ми детально розібрали в матеріалі «Як зареєструватися платником ПДВ».

З дати реєстрації кожна оподатковувана операція постачання формує податкове зобовʼязання: більшість операцій оподатковують за базовою ставкою 20%, а окремі товари й послуги — сільгосппродукція за переліком, ліки та медичні вироби, експорт — за зниженими ставками 14%, 7% або 0%. Цю суму додають до ціни або враховують у ній — залежно від того, як домовилися з покупцями ще до переходу. На кожну операцію складають податкову накладну і реєструють її в Єдиному реєстрі податкових накладних у встановлені законом строки; саме зареєстрована накладна підтверджує право покупця на податковий кредит, тож затримка з реєстрацією бʼє по стосунках із контрагентом, а не лише по строках. Водночас зʼявляється і зворотний бік: право зменшувати власне податкове зобовʼязання на суму ПДВ, сплаченого постачальникам, — це і є податковий кредит платника. Перша декларація з ПДВ охоплює перший повний звітний місяць після реєстрації.

Реєстрація — це початок, а не разова дія: після неї облік ПДВ стає щомісячною роботою поряд із загальним обліком бізнесу. У межах послуги ми:

Рішення про ПДВ ухвалюють один раз, а працюють із його наслідками щомісяця — тому супровід починається з розрахунку саме вашої ситуації, а не з шаблону.